1. Prozessname
PEP-Prüfung (Politically Exposed Persons) in der Kundenanmeldung
2. Zweck & Nutzen des Prozesses
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Warum braucht man diesen Prozess?
Die PEP-Prüfung dient dazu, sicherzustellen, dass das Unternehmen keine Geschäfte mit politisch exponierten Personen (PEPs) eingeht, die potenziell ein höheres Risiko für Geldwäsche oder andere finanzielle Vergehen darstellen. -
Welches Problem wird gelöst?
Durch die PEP-Prüfung werden rechtliche Konsequenzen und Reputationsschäden vermieden, die durch unbeabsichtigte Geschäfte mit PEPs entstehen könnten. -
Welcher Mehrwert entsteht?
Die Durchführung der PEP-Prüfung stärkt das Vertrauen der Kunden und der Aufsichtsbehörden in die Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens. Zudem wird das Risiko von Compliance-Verstößen signifikant reduziert.
3. Beteiligte Rollen
- Fachanwender (z. B. Kundenberater)
- Compliance-Team
- IT-Support
- Teamleitung
4. Hauptschritte des Prozesses
- Eingang der Kundenanmeldung: Der Kundenberater erhält die vollständige Anmeldung eines potenziellen Kunden, inklusive aller notwendigen Dokumente.
- Vorabprüfung der Daten: Überprüfung der Selbstangaben des Kunden auf Vollständigkeit und Aktualität.
- Durchführung der PEP-Prüfung: Die Daten des Kunden werden mit einer aktuellen PEP-Datenbank abgeglichen.
- Bewertung der Ergebnisse: Feststellen, ob der Kunde als PEP gilt oder nicht.
- Dokumentation des Prüfergebnisses: Alle Ergebnisse und Entscheidungen werden in einer Akte dokumentiert.
- Entscheidung über den Anmeldestatus: Basierend auf der PEP-Prüfung wird entschieden, ob der Kunde akzeptiert, abgelehnt oder einer zusätzlichen Prüfung unterzogen wird.
- Rückmeldung an den Kunden: Der Kunde wird über die Entscheidung informiert.
- Aufbewahrung der Dokumentation: Alle relevanten Dokumente werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gesichert und archiviert.
- Regelmäßige Überprüfung: In festgelegten Intervallen wird der Status von PEPs und deren Änderungen überprüft.
5. Wichtige Entscheidungen
- „Gibt es eine Übereinstimmung mit PEP-Daten?“
- „Liegt ein erhöhtes Risikoprofil vor?“
- „Wie ist das weitere Vorgehen bei einem identifizierten PEP?“
6. Eingaben & Ergebnisse
Input:
- Vollständige Kundenanmeldung inklusive persönlicher Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum).
- Zustimmung zur Datenverarbeitung gemäß Datenschutzrichtlinien.
Output:
- Ergebnis der PEP-Prüfung (akzeptiert oder abgelehnt).
- Dokumentation der Prüfschritte und -entscheidungen.
- Aktualisierte Kundenakte mit PEP-Status.
7. Risiken & typische Fehlerquellen
- Unvollständige Daten: Fehlende Informationen in der Kundenanmeldung können die PEP-Prüfung gefährden.
- Falsche Zuordnung: Namensverwechslungen oder ähnliche Namen können zu fehlerhaften Ergebnissen führen.
- Fehlende Rückmeldungen: Unklare Kommunikation mit dem Kunden bezüglich seines Status.
- Medienbrüche: Daten, die nicht nahtlos zwischen Systemen übertragen werden, führen zu ungenauen Ergebnissen.
- Manuelle Fehler: Eingabefehler bei der Datenverarbeitung.
8. Verbesserungspotenziale
- Automatisierung: Implementierung automatisierter Systeme für die PEP-Prüfung, um den Prozess effizienter und fehlerfreier zu gestalten.
- Standardisierung: Einheitliche Verfahren zur Kundenanmeldung und Datenprüfung, um Inkonsistenzen zu minimieren.
- Klare Verantwortlichkeiten: Definierte Rollen und Zuständigkeiten innerhalb des Prozesses für mehr Transparenz.
- Bessere Datenqualität: Schulungen für Anwender zur Eingabe und Überprüfung von Kundendaten.
Dieser Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Schritte zur PEP-Prüfung klar beschrieben und nachvollziehbar sind. Er kann in Workshops, Dokumentationen und bei der Prozessverbesserung verwendet werden, um die Effizienz und Compliance im Unternehmen zu erhöhen.