1. Prozessname
Vertragsmanagement im Bestand
2. Zweck & Nutzen des Prozesses
- Der Prozess des Vertragsmanagements im Bestand ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Vertragsdaten aktuell und korrekt sind.
- Fehlende oder fehlerhafte Informationen können zu finanziellen Nachteilen, rechtlichen Problemen und Unzufriedenheit bei den Kunden führen.
- Ein effektives Vertragsmanagement erhöht die Effizienz der Fachabteilungen, reduziert manuelle Nacharbeiten und verbessert die Qualität der Kundenbeziehungen.
3. Beteiligte Rollen
- Fachanwender (Vertragsbearbeiter)
- IT-Support (Technische Unterstützung)
- Compliance (Regulatorische Prüfungen)
- Kunde (Betroffene Partei)
- Teamleitung (Überwachung und Koordination)
4. Hauptschritte des Prozesses
- Eingang der Vertragsdaten: Neue Verträge oder Änderungen bestehender Verträge werden empfangen.
- Prüfung der Vertragsdetails: Die empfangenen Daten werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.
- Erfassung in das System: Vertragsdaten werden im System erfasst und korrekte Identifikation sichergestellt.
- Benachrichtigung der Fachabteilung: Bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen werden die zuständigen Fachabteilungen informiert.
- Freigabe der Vertragsdetails: Die aktualisierten Vertragsdaten werden zur Genehmigung an die Teamleitung weitergeleitet.
- Aktualisierung des Kundenprofils: Änderungen im Vertrag werden im Kundenprofil aktualisiert.
- Information an den Kunden: Kunden werden über Änderungen oder neue Verträge informiert.
- Dokumentation der Änderungen: Alle Änderungen werden ordnungsgemäß dokumentiert und gespeichert.
- Überprüfung der Datenqualität: Regelmäßige Überwachung der Datenqualität, um Fehler frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren.
- Abschluss und Archivierung: Der Prozess wird abgeschlossen, und alle relevanten Dokumente werden archiviert.
5. Wichtige Entscheidungen
- „Sind alle Eingangsdaten vollständig?“
- „Liegt eine Freigabe der Teamleitung vor?“
- „Sind alle Vertragsdaten korrekt erfasst?“
- „Müssen Kunden über Änderungen informiert werden?“
6. Eingaben & Ergebnisse (Input / Output)
Input:
- Empfangene Vertragsunterlagen
- Kundeninformationen
- Änderungsanträge zu bestehenden Verträgen
Output:
- Aktualisierte Vertragsdaten
- Bestätigungen von Kunden über Änderungen
- Dokumentierte Versionen aller Verträge
7. Risiken & typische Fehlerquellen
- Unvollständige oder falsche Vertragsdaten
- Fehlende Rückmeldungen von betroffenen Abteilungen
- Unsachgemäße Archivierung von Änderungen
- Fehlende Dokumentation von Genehmigungen und Änderungen
- Medienbrüche durch unklare Kommunikation zwischen Abteilungen
8. Verbesserungspotenziale
- Automatisierung: Einsatz von Software zur automatischen Erfassung und Prüfung von Vertragsdaten könnte die Effizienz steigern und manuelle Fehler reduzieren.
- Standardisierung: Entwicklung von standardisierten Prozessen zur Handhabung von Vertragsänderungen und -kommunikation.
- Klare Verantwortlichkeiten: Definition von klaren Zuständigkeiten in den Fachabteilungen zur Vermeidung von Missverständnissen.
- Bessere Datenqualität: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter zur Bedeutung der Datenqualität und zur richtigen Eingabe von Daten.
Diese BPMN-Prozessbeschreibung des Vertragsmanagements im Bestand bietet eine klare und strukturierte Übersicht für Business-Anwender, Fachabteilungen und Projektteams. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten den Prozess verstehen und in der Lage sind, ihn effizient zu nutzen. Indem wir uns mit den identifizierten Verbesserungspotenzialen befassen, können wir die Qualität unserer Dienstleistungen steigern und eine nachhaltige Kundenbeziehung aufbauen.